최근 학령인구 감소와 인건비 상승으로 학원가의 경영 부담이 커지면서, AI 기술을 활용해 운영 효율을 높이려는 움직임이 이어지고 있다.

기존의 행정 관리 기능을 넘어 학습 관리와 학원 운영 데이터를 통합하는 AI 기반 운영 시스템도 도입되고 있다. 학원 내 학생 데이터와 상담 이력, 학습 기록 등을 체계적으로 관리해 강사의 업무를 보조하고, 운영 부담을 줄이는 방식이다.

㈜비탑에이아이의 ‘플립에듀(FLIPEDU)’는 학습 관리와 학원 운영에 AI 기술을 접목한 프로그램이다. 학생별 학습 데이터 관리, 상담 이력 축적, 향후 AI 기반 통화 관리 및 대화형 분석 기능 등을 통해 학원 운영 효율화를 지원하는 방향으로 기능을 확대하고 있다.

◇ 강사 교체에 따른 관리 공백, 데이터 축적으로 보완

학원 운영 과정에서 자주 발생하는 어려움 중 하나는 담당 강사 교체에 따른 학생 관리 공백이다. 기존에는 강사가 개별적으로 파악하고 있던 학생별 학습 습관, 취약점, 상담 내용 등을 새 담당자에게 전달하는 데 한계가 있었다.

최근 도입되는 학원 운영 프로그램은 학생 정보와 학습 데이터를 하나의 시스템에 축적해 이러한 문제를 보완하고 있다. 학생의 학습 과정, 오답 데이터, 상담 이력 등을 기록해두면 담당 강사가 바뀌더라도 새로운 강사가 학생의 학습 상태를 비교적 빠르게 파악할 수 있다. 특정 강사에게 의존하던 관리 방식을 줄이고, 학원 차원의 운영 데이터를 쌓는 데 활용될 수 있다.

플립에듀는 출시 약 1년 반 만에 전국 500여 개 교육 현장에 도입된 것으로 알려졌다.

◇ 상담 업무에도 AI 기능 적용… 기록·요약 기능 확대

수업 외 행정 업무 가운데 많은 시간을 차지하는 학부모 상담 관리에도 AI 기능이 적용되고 있다. 플립에듀는 올 하반기 ‘AI 통화 관리’ 기능 업데이트를 예고했다.

해당 기능은 통화 내용을 자동으로 기록하고, AI가 대화 내용을 분석·요약하는 방식으로 운영될 예정이다. 이를 통해 상담 내용을 별도로 정리하는 시간을 줄이고, 학부모에게 전달해야 할 주요 내용을 보다 체계적으로 관리할 수 있을 것으로 보인다.

상담 이력이 시스템에 축적되면 강사와 원장이 학생별 상담 흐름을 함께 확인할 수 있어, 학부모 소통과 학생 관리 과정에서도 활용도가 높아질 수 있다.

◇ 학생 수 증가에 따른 관리 부담, AI 분석 기능으로 보완

학원 규모가 커질수록 학생별 진도, 과제 수행도, 출결, 성취도 등을 개별적으로 점검하는 데 한계가 생길 수 있다. 원생 수가 적을 때는 강사가 학생의 변화나 성적 추이를 직접 파악하기 쉽지만, 규모가 확대되면 관리 사각지대가 발생할 가능성도 커진다.

플립에듀가 출시를 준비 중인 ‘AI 에이전트’는 학원 운영 데이터를 기반으로 필요한 정보를 대화형으로 확인할 수 있도록 설계된 기능이다. 사용자가 질문을 입력하면 시스템에 축적된 데이터를 바탕으로 관련 정보를 찾아주는 방식이다.

예를 들어 강사가 “최근 지각이 잦아졌거나 성적 하락세를 보이는 학생을 찾아줘”, “두 달간 상담이 누락된 원생을 선별해줘”와 같은 요청을 입력하면, AI가 관련 데이터를 확인해 해당 학생을 제시하는 식이다. 이를 통해 수작업으로 확인해야 했던 일부 관리 항목을 자동화하고, 학생 관리에 필요한 시간을 줄이는 데 활용될 수 있다.

향후에는 누적 데이터를 바탕으로 출결, 오답률, 수업 이력 등을 종합 분석해 이탈 가능성이 있는 학생을 사전에 파악하는 기능도 추가될 예정이다. 학생별 맞춤형 학습 로드맵을 설계하는 기능도 검토되고 있다.

◇ 학원 운영 효율화 위한 AI 활용 확대

학원가에서 AI 기반 운영 시스템은 행정 업무를 줄이고, 학생 관리 데이터를 체계화하는 도구로 활용되고 있다. 원장 입장에서는 운영 데이터를 한곳에서 관리할 수 있고, 강사는 수업 준비와 학생 피드백에 필요한 정보를 보다 빠르게 확인할 수 있다. 학생과 학부모에게는 학습 현황에 기반한 상담과 피드백을 제공하는 데 도움이 될 수 있다.

비탑에이아이 관계자는 “학원 운영의 핵심은 원장이 인력 관리나 행정 업무, 퇴원 관리 등 운영상 부담을 줄이고 교육에 집중할 수 있는 환경을 만드는 것”이라며 “AI 통합 모델이 교육 현장에서 인건비 절감과 업무 효율화를 지원할 수 있도록 기술 역량을 강화해 나가겠다”고 밝혔다.