기획서를 제출할 때는 그 대상이 누군가에 따라 달리 대응해야 한다. 팀장이나 차장급의 실무자와 CEO 같은 결재권자는 관심부터 다르다. 실무자는 추진방법이나 전문성에 관심이 많은 반면, 결재권자는 매출이나 이익에 더 민감하기 때문에 제출할 때도 이러한 사실을 잘 반영해야 한다. 결재자는 분량이 얇은 것을 선호하는 반면, 실무자는 분량이 적을 때에는 성의가 없다고 반려하는 경우가 있으니 주의가 필요하다. 무조건 1페이지 기획서가 좋은 것은 아니다.

기획서 작성은 ‘레고 블록을 쌓는 것’과 같다. 작은 육면체 하나로실로 다양한 모양으로 쌓을 수 있기 때문이다. 아귀에 맞는 블록을 구하고 차곡차곡 끼워가며 큰 그림을 그려가는 것이다. 초보자의 경우 무턱대고 블록을 쌓는데, 전체 아웃라인을 그려야 한다. 전체적모습을 구상할 수 있어야 제대로 원하는 모양의 블록을 조립할 수있다. 기획이 무너지지 않기 위해서는 벽돌 하나라도 빈틈이 있어서는 안 된다. 단 하나의 벽돌이라도 빈틈이 생기면 신뢰성은 한 번에 무너질 수 있다. 따라서 기획서란‘ 쓰는 것(writing)’이 아니라‘ 만드는 것(building)’이다. 톱다운(top-down) 방식의 내려쓰기가 아니라 바텀업(bottom-up) 방식의 올려쓰기,

즉 벽돌을 쌓듯이 논리를 하나하나 맞춰서 작성하는 것이 중요하다. 공들여 만든 탑은 무너지지 않는다는 말이 있다. 처음부터 대충 시작하지 말라는 뜻이다. 자료검토 및 현황분석, 원인, 배경 등을 통해 전체를 파악한 후에 방향을 잡아야 기획서를 흔들림 없이 제대로 작성될 수 있다. 기획서는 글을 쓰는 것이 아니라 문서를 만드는 것이라고 했다.

에드워드 데밍 박사가 고완한 ‘PDCA Cycle’이 가장 많이 쓰이는데, ‘PDCA Cycle’이란 계획(Plan), 실행(Do), 검토(Check), 개선(Action)을 말한다. ‘계획(Plan)’에는 목표를 달성하기 위해 무엇을, 누가, 언제까지,어떻게, 실행하는가가 한눈에 보여야 한다. 계획이 완성되면 ‘실행(Do)’으로 넘어가고, 실행 후 ‘목적을 달성했다’ 또는 ‘목적을 달성하지 못했다’는 판단이 가능하도록 명확하게 확인한다. ‘검토(Check)’란 프로젝트 진행에서 사람, 물건, 비용 등이 잘 돌아가는지 확인・검토하는 것이다. 만약 문제가 있다면 ‘개선(Action)’을 통해, 즉 중요한 일에 시간을 더욱 투자하는 반면 중요도가 적은 일은 효율적으로 진행하는 방법을 생각해야 하며, 중요하지 않은 것은 그만둔다.

기획서란 설계도다 기획(企劃)이란 문자 그대로 생각하는 바(企)를 그리는(劃) 일이다. 기(企)에서 人(사람 인)은 사람, 止(발 지)는 발뒤꿈치를 뜻하는 상형문자이다. 기획은 사람이 발뒤꿈치를 들고 생각하는 것을 그리는 것을 뜻한다. 즉, 기획이란 현재에 만족하지 않고 새로운 가치를 발현하는 과정이다.