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교육부가 발표한 학생부 기재 작성가이드에 따르면 ▲교과부나 지역교육청이 주최·주관한 대회에서 수상한 실적 ▲학교 내 선발 등을 거쳐 학교장의 추천으로 참가한 대회에서 수상한 실적에 한해 교외 수상을 학생부에 쓸 수 있다. 또 교과부나 지역교육청이 후원한 대회는 교육장·교육감·교과부 장관을 포함한 정부부처 기관장 이상이 주는 수상 실적으로 제한한다. 또, 동일한 작품이나 내용으로 수준이 다른 상을 여러 번 수상했을 경우, 최고 수준의 수상경력만을 입력해야 한다.

특히 교과와 관련된 교외 수상경력은 입력할 수 없다. 이는 표창(선행·효행·모범 등)의 경우도 마찬가지다. 교과 관련 교외 수상실적은 해당 학교의 교과 개설 여부와 상관없이 쓸 수 없다.

실제로 교과부가 예시한 학생부 기재 가능 및 금지 항목을 보면 효행상은 입력할 수 있지만, 효행글짓기대회상은 쓸 수 없다. 또 봉사상은 입력할 수 있지만, 봉사UCC대회상을 쓰면 안된다.

한편, 교과부는 새로운 학생부 기재방식에 따른 혼란을 막기 위해 2009학년도(2010년 2월 말)까지 교과와 관련된 교외 수상실적은 기존대로 입력할 수 있도록 했다.